Получаването на възнаграждения и организирането на напомняния за клиентите Ви винаги е трудна задача, но е жизнено важно за здравето на компанията Ви да останете прилежни по отношение на неизпълнените вземания. За щастие, Плана предоставя правилните инструменти за проследяване на взиманията, автоматизиране на клиентските извлечения и измерване на ефективността.
¶ Проследяване на клиентските плащания: ръководство стъпка по стъпка
¶ Изчистване на неизпълнени плащания
Ако имате някакви необединени транзакции в банковата си сметка, ще трябва първо да ги обработите преди да започнете да анализирате клиентските си извлечения. Това Ви гарантира, че сте вписали всички последни клиентски плащания преди да изпратите напомняния на клиентите си с неизпълнени салда.
.png)
¶ Проверка на отчета за просрочени вземания
След като сте обединили всичките си банкови сметки, можете да генерирате точен Отчет за Просрочени Вземания (OCA accounting reports ‣ Aged Partner Balance) от меню Отчети. Този отчет ще покаже всичките Ви клиенти и техните неизпълнени салда по отворени фактури.
Отчетът показва тази информация на времеви интервали, за да изгради по-добра представа за неизпълнените салда, които Вашите клиенти имат и колко време са задържали тези задължения. След това можете да насочите усилията си към подходящите клиенти.
После можете да изберете който и да е от клиентите в този списък и Плана ще отвори данните за фактурите му под формата на писмо за проследяване на клиентски плащания, известно още като Клиентско Извлечение.
От клиентското извлечение можете да:
- Променяте и персонализирате съобщението, което се изпраща на клиента
- Изпращате напомнящ имейл на клиента
- Изпращате принтирано напомнящо писмо на клиента
- Изпращате автоматизирани принтирани напомняния чрез използване на нашата Docsaway интеграция
- Разглеждате по-обстойно различни открити фактури или плащания
- Премахвате фактури или плащания от отчетите (в случай на противоречие)
- Въвеждате всякакви бележки от/за обаждания, отправени към клиента (call notes made to the customer)
- Планирате следващата си проследяваща задача да (to stay on top of customer payments) (например: да се обадите отново след 15 дни, ако все още не е извършено плащане)
Можете да задавате напомняния за това, кога искате да се свържете с конкретния клиент. Изборът на Ръчно ще активира/отвори (open up) инструментът за планиране на проследявания, докато ако изберете Авто (Аuto) автоматично ще Ви бъде предложено да се свържете с клиента 15 дни след този момент, ако той все още не е платил фактурата в тази времева рамка. Инсталирането на модула Планове за проследяване ще Ви позволи да дефинирате автоматизираните действия и интервалите за изпращане на напомняния.
Съвет
Можете също така да посочите датата, на която се очаква да получите плащането, директно във фактурата, като по този начин определите следващото напомняне в случай, че фактурата не е била платена дотогава.
¶ Изпращане на клиентски извлечения
Изпращайте напомняния на клиентите си по партиди чрез менюто Продажби ‣ Клиентски извлечения.
Така Плана ще отвори всички изявления, които очакват да бъдат обработени, което се определя от последното получено напомняне. Можете да изберете опцията да ги обработвате поотделно или да изпращате множество писма или имейли на партиди или да зададете следваща дата на действие за следващия път, когато ще се свържете с клиентите.
Бележка
Ако дадена фактура все още не е платена, Плана ще Ви напомни да се свържете с конкретния клиент въз основа на следващата дата на действие.
Имате достъп до отчета за клиентски извлечения всеки ден, а Плана показва само клиентите, с които трябва да се свържете на дадена дата. Това се основава на:
- Клиенти, от които все още не сте получили плащане
- Клиенти, които не са били уведомени през последните Х дни ("X" се определя като просрочената дата на фактурата след първото напомняне, след това следващата дата на действие, зададена на всяко напомняне)
¶ Настройване на процеса Ви за настояване
Модулът за Управление проследяване на плащания Ви позволява да дефинирате планове за напомняния. Щом го инсталирате от менюто Приложения (Аpps), отидете в меню Нива на проследяване в счетоводната конфигурация, за да настроите процеса за настояване.
Примери за това са:
- Имейл: 3 дни преди крайната дата
- Имейл + писмо: на крайната дата
- Имейл + обаждане: 15 дни след крайната дата
- Имейл + писмо: 60 дни след крайната дата
Благодарение на този модул можете да изпращате всички имейли и писма на партиди до всичките си клиенти наведнъж. Следващото напомняне ще бъде изчислено автоматично въз основа на Вашата конфигурация на плана за проследяване.
Модулът също така ще добави червена/зелена точка на всеки клиент, което ще Ви позволи лесно да маркирате състоянието на клиента със следните опции: „Добър дебитор/длъжник, нормален дебитор/длъжник или лош дебитор/длъжник.“
¶ DSO: Измерване на производителността
The DSO (Days of Outstanding Sales) е мярка за средния брой дни, които са нужни на фирмата да събере приходите след извършване на продажба. DSO се изчислява като се раздели сумата на сметките за вземания през определен период от време на общата стойност на credit sales през същия период и резултатът се умножи по броя на дните в измервания период.
Можете да получите the DSO на компанията Ви от доклада за Executive Summary report под Отчитане (проверете средните дни на длъжниците KPI) (check the KPI average debtors days).
Вижте също
Какви са начините за вписване на плащания?
предна тема