¶ Защо да използваме модул Деловодство в PLANA Business Cloud?
Модул Деловодство дава възможност на всяко предприятие да управлява входящата и изходящата си официална документация. Съхранявайки всеки документ на правилното място, с правилните реквизити ще сте винаги сигурни в архива ви и ще имате незабавен достъп до критично важна информация
¶ Входящи документи
Обработването на входящи документи разделяме на 4 основни етапа:
- НОВ
- ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ
- ОБРАБОТВА СЕ
- АРХИВИРАН
При създаване на документ в деловодството, PLANA автоматично генерира уникален входящ номер, който остава неразделна част от документа през целия му път.
При създаване на НОВ документ попълваме основни данни за различаване на документа:
- Заглавие
- Отдел
- Ръководител
- Проект
- Етикети
- Папка
- Крайна дата на обработка
- Контрагент
Системата дава възможност за предефиниране на виртуални и реални папки за целите на архивиране.
След запис разпечатваме етикет на документа, носещ инфомрацията за него в QR код, който можем да разпечатаме и залепим върху документа. Така с един клик от телефона ще имаме бърз достъп до пълната информация за документа.
При въвеждане на ръководител, PLANA автоматично премества документа в етап ЗА РЕЗОЛЮЦИЯ. Тук документа изчаква допълнителни инструкции от служителя или отдела, към който е насочен.
Използвайте Планирането на дейности, за да разпределяте задачи по съответните документи. Към всеки обект или документ в PLANA могат да бъдат създавани Дейности.
Предефинираните типове дейност дават възможност за определяне краен срок за изпълнение, както и свободен текст за описание на задачата. Към един обект или документ могат да бъдат насрочени неограничен брой дейности.
След насрочване на дейност, PLANA автоматично премества документа в етап ОБРАБОТВА СЕ. Това означава, че по този документ има насрочени дейности, които трябва да бъдат извършени.
Зелен часовник, означава, че дейностите са за напред във времето.
Жълт часовник означава, че дейностите са планирани за днес.
Червен - просрочие в срока за изпълнение.
¶ Изходяща документация
Процеса по изходиране на официални документи копира напълно този описан за входираните. Като изключение прави пропускането на етап ЗА РАЗОЛЮЦИЯ и директната обработка на документ.
Това означава, че преди да бъде изходиран официален документ е възможно насрочване на дейности.
¶ Планиране на дейности
PLANA ви дава възможност да планирате дейности към всеки обект и документ в системата. Без значение от модула, в който се намирате, можете да изпращате дейности и нотификации както до други потребители, така и до самите вас. Вашите дейности са достъпни, където и да сте в PLANA Business Cloud.
