Плана поддържа множество фактуриращи и разплащателни работни процеси, така че можете да избирате и използвате тези, които отговарят на вашите бизнес нужди. Независимо дали искате да приемете еднократно плащане за единична фактура, или да обработите плащане, обхващащо няколко фактури и да направите отстъпки за ранни плащания, можете да го направите ефективно и точно.
¶ От чернова фактура до печалба и загуба
Ако започнем от края на един типичен сценарий от поръчка до плащане, след като стоките са били изпратени, ще: издадете фактура; получите плащане; депозирате това плащане в банката; ще се уверите, че фактурата на клиента е затворена; ще проследите дали Клиентите закъсняват; и накрая ще представите Вашия Доход в отчета за приходите и разходите и ще покажете намаляването на Активите по счетоводния баланс.
В повечето държави фактурирането се случва, когато е изпълнено договорно задължение. Ако изпратите кутия на клиент, значи сте изпълнили условията на договора и можете да ги таксувате. Ако вашият доставчик ви изпрати пратка, те са изпълнили условията на договора и могат да ви таксуват. Следователно условията на договора се изпълняват, когато кутията е придвижена до или от камиона. На този етап Плана поддържа създаването на така наречената чернова фактура от служителите в склада.
¶ Създаване на фактура
Можете да създадете чернова фактура ръчно от други документи, като например от поръчки за покупка, поръчки за продажба и др. Въпреки че, ако желаете, можете да създадете чернова фактура директно.
На клиента трябва да бъде предоставена фактура с необходимата информация, за да може да плати за поръчаните и доставени стоки и услуги. Фактурата също така трябва да включва и допълнителна информация, необходима за плащане на фактурата своевременно и точно.
¶ Чернова фактура
Системата създава фактура, която първоначално е зададена като Чернова. Докато тези фактури не са потвърдени, те нямат счетоводно въздействие в системата. Нищо не пречи на потребителите да създават свои собствени чернови фактури.
Нека създадем клиентска фактура със следната информация:
- Клиент: Agrolait
- Продукт: iMac
- Количество: 1
- Единична цена: 100
- Данъци: Данък 20%
Документът се състои от три части:
- Горната част на фактурата с информация за клиента
- Основната част на фактурата с подробни редове на фактура
- Долната част на страницата с подробности за данъците и тотала
¶ Отворени фактури или Проформа фактури
Фактурата обикновено включва количеството и цената на стоките и/или услугите, датата, всички участващи страни, номера на фактурата и всякаква данъчна информация.
„Потвърдете“ фактурата, когато сте готови да я одобрите. Щом направите това фактурата се променя от „Чернова“ на „Отворена“
Когато потвърдите фактура, Плана ѝ задава уникален номер по определена последователност, с опция за модифициране.
Счетоводните записи, съответстващи на тази фактура, се създават автоматично, когато фактурата е потвърдена. Можете да видите подробностите, като кликнете върху “вписване“ в полето "Въвеждане в счетоводната книга“ в раздела "Друга информация".
Записи в журнал:
¶ Изпращане на фактурата до клиента
След като потвърдите фактурата на клиента, можете директно да му я изпратите чрез функцията „Изпращане чрез имейл”.
Типичният запис в журнала, създаден от потвърдената фактура, ще изглежда по този начин:
| Сметка | Партньор | Краен срок | Дебит | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Сметки вземания | Agrolait | 30/08/2018 | 120 | |
| Данъци | Agrolait | 20 | ||
| Продажби | Agrolait | 100 |
¶ Плащане
Плана счита една фактура за платена, когато съответния счетоводен запис е съгласуван с платежните записи. В случай, че не е извършено обединяване, фактурата ще остане в „Отворено“ състояние, докато не бъде въведено плащането.
Типичният запис в журнала, създаден от плащането, ще изглежда по този начин:
| Сметка | Партньор | Краен срок | Дебит | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| Банка | Agrolait | 120 | ||
| Сметки за взимания | Agrolait | 120 |
¶ Получаване на частично плащане чрез банковото извлечение
Можете да въведете банковите си извлечения в Плана ръчно, или да ги импортирате от csv файл или от още няколко предварително определени формати според вашата счетоводна локализация.
Създайте банково извлечение от таблото за счетоводство в съответния счетоводен журнал и въведете сумата от 100 лв.
¶ Обединяване
Сега нека да обединяваме!
Сега можете да проследявате и обединявате всяка една транзакция или можете да обединявате накуп с поместени по-долу инструкции.
След обединяване на елементите в извлечението, свързаната фактура ще показва, че „имате неизплатени плащания за този клиент. Можете да ги обедините, за да платите тази фактура“.
Приложете плащането. По-долу можете да видите, че плащането е добавено към фактурата.
¶ Проследяване на плащанията
Съществува нарастваща тенденция клиентите да плащат сметки все по-късно и по-късно. Ето защо, отделът за събиране на вземанията трябва да полага големи усилия за събирането им, както и да ги събират по-бързо.
Плана ще ви помогне да определите своята стратегия за проследяване. За да припомняте на клиентите си да заплатят неизплатените си фактури, можете да определите различни действия в зависимост от това колко сериозно е закъснял клиентът: Модул Счетоводство > Конфигурация > Credit Control Polices. Тези действия се групират в нива на проследяване (Credit Control Polices), които се задействат, когато датата на фактурата е изтекла преди определен брой дни. Ако има други просрочени фактури за един и същ клиент, действията, зададени за най-просрочената ще бъдат изпълнени.
Като отидете на клиентското досие и се влезете в "Просрочени плащания", ще видите последващо съобщение и пълен списък на просрочените фактури.
¶ Доклад за просрочването на сметките на клиентите
Докладът за просрочването на сметките на клиентите е допълнителен ключов инструмент в улесняването на служителите, грижещи се за събирането на вземания да разберат проблемите с кредита на клиентите и да приоритизират работата си.
Използвайте доклада за просрочването, за да определите кои клиенти са закъснели и започнете кампанията си за събиране на пари.
¶ Печалба и загуба
Извлечението „Печалба и загуба“ показва детайлите за приходите и разходите Ви: Модул Счетоводство > Отчети > Приход и разход. Това най-вече Ви дава ясна представа за нетната печалба и загуба. Понякога би могло да се нарече „Отчет за приходи и разходи“.
¶ Счетоводен баланс
Счетоводния баланс обобщава активите, пасивите и капитала на компанията Ви в определен период от времето: Счетоводство > Отчети > Счетоводен баланс
Например, ако управлявате инвентара си чрез метода на постоянното отчитане, трябва да очаквате намаляване в сметката „Aктиви“, щом материалът бъде изпратен на клиента.
предна тема