След като фактурите за покупка са регистрирани в Плана, можете лесно да плащате на доставчиците точната сума в точното време (не твърде късно, не твърде рано и в зависимост от политиката на вашия доставчик). Плана предлага и отчети за проследяване на вашия баланс за просрочени задължения.
Ако искате да контролирате фактурите за покупки, получени от вашите доставчици, можете да използвате Модул Покупки, което Ви позволява да ги контролирате и предварително да ги изпълнявате автоматично въз основа на предишни поръчки за покупки.
¶ Запис на нова фактура за покупка
Когато е получена фактура за покупка, можете да я регистрирате от Покупки ‣ Фактури за покупка (Purchases>Vendor Bills) в модула за Счетоводство.
Като пряк път можете също да използвате функцията Нова фактура за покупка (New Bill) в таблото за счетоводство.
За да регистрирате нова фактура за покупка, започнете с избор на доставчик и въведете фактурата им като Справка за доставчика(Vendor Reference), след това добавете и потвърдете продуктовите линии и се уверете, че имате правилните количества, данъци и цени на продукта.
Запазете фактурата, за да актуализирате сумите преди и след данъците в долната част на екрана. Най-вероятно ще трябва да конфигурирате цените на продуктите си без добавени данъци, тъй като Плана ще ги изчисли вместо вас.
В долния ляв ъгъл, Плана показва обобщена таблица на всички данъци върху фактурата за покупка. В няколко страни са приети различни методи за закръгляне на общите суми (закръгляване на ред или общо закръгляване). Методът за закръгляване на Плана по подразбиране е да закръгли общите суми на ред (тъй като може да имате различни такси за всеки продукт. Например, алкохол и цигари). Ако обаче доставчикът има различен размер на данъка в сметката си, можете да промените сумата в долната лява таблица, за да я коригирате и съпоставите.
¶ Потвърждаване на фактурата за покупка
След като фактурата за покупка е потвърдена, ще бъде създаден запис в счетоводната книга въз основа на конфигурацията във фактурата. Този запис може да се променя в зависимост от счетоводния пакет, който изберете.
В повечето европейски държави счетоводният запис ще използва следните сметки:
- Сметки за вземания: определени въз основа на формуляра на доставчика
- Данъци: определени въз основа на продуктите и по ред
- Разходи: определени въз основа на използван продукт в реда
За англосаксонското (американското) счетоводство записът в счетоводната книга ще използва следните сметки:
- Сметки за вземания: определени въз основа на формуляра на доставчика
- Данъци: определени въз основа на продуктите и по ред
- Получени стоки: определени въз основа на използван продукт в реда
След като сте потвърдили няколко фактури за покупки, можете да проверите отчетите си за приходи и разходи или счетоводните баланси, за да видите влиянието им върху главната книга.
¶ Плащане на сметка
За да създадете плащане за открита фактура за покупка директно, можете да кликнете върху „Регистрирайте плащане“ (Register a Payment) в горната част на формуляра.
След това избирате метода на плащане (т.е. чекова сметка, кредитна карта, чек и т.н.) и сумата, която желаете да платите. Плана по подразбиране ще Ви предложи целия остатък по сметката за плащане. В полето за бележки Ви препоръчваме да зададете номера на фактурата за покупка като справка (Плана автоматично ще попълни това поле от фактурата за покупка, ако е зададено правилно)
Бележка
Можете също така директно да регистрирате плащане към доставчика без да го прилагате към фактурата за покупка. За да направите това: Покупки ‣ Плащания. След това от фактурата за покупка можете директно да съгласувате това плащане.
¶ Отчитане
¶ Баланс на просрочените задължения
За да получите списък с отворени фактури за покупки и съответните им срокове за погасяване, може да използвате отчета от Просрочени Задължения, който се намира под менюто за Отчитане (в Отчитане ‣ Бизнес отчет ‣ Aged payable (in Reporting ‣ Business Statement ‣ Aged payable), за да получите визуализация на всичките Ви неизплатени сметки.
Оттук можете директно да кликнете върху името на някой от доставчиците, за да отворите подробностите за всички неизплатени сметки и дължимите суми, или можете да анотирате всяка линия с информация за управлението. По всяко време, докато разглеждате доклада, можете да печатате директно в Excel или PDF и да получите точно това, което виждате на екрана.
предна тема