Разходите на служителите са разноски за сметка на компанията. Компанията възстановява тези разходи на дадения служител. Най-често срещани разписки са:
- Пътуване с автомобил, възстановявани за единица разстояние (километри/мили),
- Разходи за издръжка/командировъчни, възстановени въз основа на касовия бон/фактурата,
- Други покупки, като канцеларски материали и книги, предназначени за компанията, но закупени от служителя.
¶ Конфигурация
За да управлявате тези разходи, трябва да инсталирате приложението Тракер за разходи от модул Приложения.
Ще се наложи да инсталирате и модула за Управление на продажбите, за да префактурирате разходите си към клиентите си (to re-invoice your expenses to your customers).
След като тези приложения бъдат инсталирани, можете да конфигурирате различни продукти, които представляват различните видове разходи. За да създадете първите такива продукти, отидете на меню Конфигурация Разходни продукти в приложението за Разходи.
Някои примери за продукти биха били:
- Пътуване (с автомобил)
- Тип на продукта: Услуга
- Политика за фактуриране: фактуриране въз основа на време и материал
- Политика за фактуриране на разходите: с продажната цена
- Продажна цена: 0.32
- Единица за измерване: километри или мили (ще трябва да активирате опцията за Множество мерни единици (multiple unit of measures) от Модул Продажби ‣ Конфигурация).
- Хотел
- Тип на продукта: услуга
- Политика за фактуриране: фактуриране въз основа на време и материал
- Политика за фактуриране на разходите: по цена
- Единица за измерване: единица
В тези примери първият продукт ще бъде разход, който възстановяваме на служителя въз основа на броя километри, които е направил със собствения си автомобил (например за посещение на клиент): 0.32€/км. Хотелът се възстановява въз основа на реалната цена на хотела.
Уверете се, че квадратчето Може да бъде третирано като разход на всички тези продукти е отметнато, а политиката за фактуриране е настроена на Фактуриране на база време и материал. Тази политика на фактуриране означава, че ако разходът е свързан с клиентски проект/поръчка за покупка, Плана ще префактурира този разход към клиента.
Плана поддържа два типа разходи:
- Разходи, платени от служителя с негови собствени пари
- Разходи, платени с фирмена кредитна карта
¶ Работен поток на разходите
¶ Отчитане на нов разход
Всеки служител на компанията може да регистрира разходите си от Приложението за разходи Моите разходи. Работният поток за лични разходи работи по следния начин:
- Служител записва разходите си и го представя на управителя
- Управителят одобрява или отказва разхода
- Счетоводителят вписва записите в счетоводната книга
- Компанията възстановява разходите на служителя (служителят се явява като доставчик със сметка за задължения)
- Ако разходите са свързани с аналитична сметка, компанията може да префактурира клиента
За всеки разход служителят трябва да отчете поне:
- Описание: то трябва да включва справка към билета/касовия бон/фактурата
- Продукт: видът на разходите
- Цена (напр. хотел) или количество (напр. възстановяване на километри, ако е пътувал с личния си автомобил)
В зависимост от политиката на компанията, може да се наложи да прикачи снимка или сканирано копие на сметката/фактурата/касовия бон. За да го направи, трябва само да напише съобщение най-долу на разхода със сканираното копие на сметката/фактурата/касовия бон/билета като прикачен файл.
Ако разходите са свързани с клиентски проект, не трябва да забравяте да зададете аналитична сметка, свързана с него, или поръчка за продажба (за да получите тази функция, може да се наложи да активирате аналитични сметки в настройките за Счетоводство).
След като сметката е напълно отчетена, служителят трябва да натисне бутона
Представяне на управителя. В някои компании служителите трябва да представят разходите си, групирани в края на месеца или в края на командировката.
Служителят може да представи всичките си разноски на партида, като използва действието Представяне на разноски от списъчния изглед на разходите или малките иконки в изгледа като списък. (list view)
¶ Одобрение от управителя
Мениджърите трябва да получат имейл, за да бъдат одобрени всички разходи (мениджърът на служителя се определя от неговия формуляр). Те могат да използват менюто за Одобрение, за да проверят всички разходи, които очакват потвърждение.
Мениджърът може да:
- Обсъди някои разноски, за да получи повече информация (например, ако липсва сканирано копие или снимка);
- Отхвърли разход;
- Одобри разход.
¶ Контрол от страна на счетоводителя
Тогава, всички разходи, които са били одобрени от управителя, трябва да бъдат регистрирани от счетоводителя. Когато един разход е потвърден, съответния запис в счетоводната книга е създаден и публикуван във Вашето счетоводство.
Ако счетоводителят желае да създаде само един счетоводен запис за група разходи, той може да публикува разходите на партиди в списъчния изглед за всички разходи.
¶ Префактуриране на разноски към клиенти
Ако разходът е свързан с аналитична сметка, свързана с поръчка за продажба, поръчката за продажба има нов ред, свързан с разхода. Този ред все още не е фактуриран към клиента и ще бъде включен в следващата фактура, която ще му бъде изпратена (такса за пътуване и настаняване по проект на клиента).
За да фактурирате клиента, просто кликнете върху бутона за фактура в неговата поръчка за покупка. (или ще бъде направено автоматично в края на седмицата/месеца, ако фактурирате всичките си поръчки на партиди).
¶ Възстановяване на разходите на служителя
Ако разходите са платени с личните средства на служителя, компанията е длъжна да му ги възстанови. В такъв случай служителят ще се появи в баланса за просрочени задължения, докато компанията не му възстанови разходите.
Всичко, което трябва да направите е да създадете плащане към този служител за дължимата сума.
¶ Разни
¶ Разходи, които не се префактурират към клиентите
Ако някои разходи не трябва да бъдат префактурирани към клиенти, имате две възможности:
- Ако решението дали да фактурирате или не е свързано с продукт, променете политиката на фактуриране на този продукт:
- На базата на време и материал: префактуриране към клиента
- На базата на поръчка за покупка: не префактурайте към клиента
- Ако се налага да направите изключение за единична фактура, която не трябва да бъде префактурирана към клиента, не задавайте свързаната с него аналитична сметка за тази фактура
предна тема