Аналитичното счетоводство може да се използва за няколко цели:
- Анализиране на разходите на компанията
- Време за префактуриране на клиент
- Анализиране на изпълнението на услуга или проект
За да управлявате аналитичното счетоводство, трябва да го активирате в Конфигурация > Настройки:
За да илюстрирате аналитичните сметки ясно, трябва да следвате три случая на използване, всеки един от три различни вида компании:
- Индустриална компания: анализ на разходите
- Правни фирми: префактуриране на (изработените - spent) часове
- Фирма за ИТ услуги: анализ на изпълнението
¶ Случай 1: Индустриална компания: анализ на разходите
В промишлеността/индустрията (in industry) често се намират аналитични сметкопланове, структурирани в отдели и продукти, върху които самата компания се основава.
Целта е да се изследват разходите, продажбите и разликите (margins) по отдел/ресурси или по продукт. Първото ниво на структурата се състои от различните отдели, а долните нива представляват продуктовия спектър, който фирмата създава и предлага.
Аналитичен сметкоплан за индустриална компания с промишлено производство:
- Маркетингов отдел
- Търговски отдел
- Административен отдел
- Производствен обхват 1
- Производствен обхват 2
При ежедневна употреба е полезно да маркирате аналитичната сметка на всяка фактура за покупка. Когато фактурата бъде одобрена, тя автоматично ще генерира записи както за общите, така и за съответните аналитични сметки. За всеки запис в общите сметки има поне един аналитичен запис, който разпределя разходите на отдела, който ги е направил.
Ето една възможна разбивка на някои общи счетоводни записи за горния пример, разпределени към различни аналитични сметки:
| Общи сметки | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | Аналитични сметки |
|---|
| Название | Сметка | Дебит | Кредит | Сметка | Стойност |
|---|---|---|---|---|---|
| Закупуване на суровина | 2122 | 1500 | Производствен обхват 1 | -1 500 | |
| Подизпълнители | 2122 | 450 | Производствен обхват 2 | -450 | |
| Кредитна бележка за дефектни материали | 2122 | 200 | Производствен обхват 1 | 200 | |
| Транспортни такси | 2122 | 450 | Производствен обхват 1 | -450 | |
| Разходи за персонал | 2122 | 10000 | Маркетинг | -2 000 | |
| Продажби | -3 000 | ||||
| Администрация | -1 000 | ||||
| Производствен обхват 1 | -2 000 | ||||
| Производствен обхват 2 | -2 000 | ||||
| Връзки с обществеността | 2122 | 450 | Маркетинг | -400 |
Аналитичното представителство по отдели Ви дава възможност да разследвате разходите, разпределени към всеки отдел в компанията. Аналитичният сметкоплан показва разпределението на разходите на компанията, използвайки горния пример:
В този пример за йерархична структура в Плана можете да анализирате не само разходите за всяка продуктова гама, но и за цялото производство. Отчет, който се отнася както за общи, така и за аналитични сметки Ви позволява да получите разбивка на разходите в даден отдел.
Примерите по-горе се основават на разбивка на разходите на компанията. Аналитичните разпределения могат да бъдат също толкова ефективни за продажбите. Това Ви дава рентабилността (продажби-разходи) на различните отдели.
Тази аналитичност по отдели обикновено се използва от търговски компании и индустрии.
Друга разновидност е разбивката да не е по отделите за продажби и маркетинг, а всяка цена да бъде приписана към съответната ѝ продуктова гама. Това ще Ви даде анализ на рентабилността на всяка продуктова гама.
Изборът на един зависи от това как гледате на усилията, които полагате в областта на маркетинга. Дали това е глобална цена, разпределена по някакъв общ начин, или всяка продуктова гама е отговорна за собствените си маркетингови разходи?
¶ Случай 2: Правни фирми: разходи за човешки ресурси
Правните фирми обикновено поемат управлението за всеки отделен случай, като всеки представлява текущо клиентско досие. След това всички разходи и продукти се прикачват към даден файл/аналитична сметка.
Основна грижа на адвокатските кантори е фактурирането на отработените часове и рентабилността по отделни случаи и служители.
Механизмите, използвани за кодиране на отработените часове, ще бъдат разгледани подробно в документацията на работните графици. Подобно на повечето системни процеси, изработените часове са интегрирани в аналитичното счетоводство. Във формуляра на служителя посочете цената на служителя. Часовата такса е функция от цената на служителя.
Така че правната фирма ще избере аналитичност, което отразява управлението на времето, през което служителите работят по различните клиентски случаи.
Таксуването за различните случаи е малко необичайно. Случаите не съответстват на нито един запис в общата сметка, нито произхождат от фактури за покупки или продажби. Те са репрезентирани от различните аналитични операции и нямат точни копия в общите сметки. Те се изчисляват въз основа на часовите разходи на един служител.
В края на месеца, когато плащате заплати и обезщетения, те се интегрират в общите сметки, но не и в аналитичните сметки, защото те вече са били отчетени при фактурирането на всяка сметка. Отчет, който свързва данните от аналитичните и общите сметки, след това Ви позволява да сравнявате сумите, така че можете да коригирате прогнозите си за часови разходи на служител в зависимост от действително отработеното време.
Следващата таблица показва пример за различни аналитични записи, които можете да намерите за Вашата аналитична сметка:
| Название | Сметка | Стойност | Обща сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|---|---|---|
| Проучване на случая (1 час) | Дело 1.1 | -15 | |||
| Търсене на информация (3 часа) | Дело 1.1 | -45 | |||
| Консултация (4 часа) | Дело 2.1 | -60 | |||
| Такси за услуга | Дело 1.1 | 280 | 705 – Обслужване фактури | 280 | |
| Закупуване на канцеларски материали | Администрация | -42 | 601 – Покупка мебели | 42 | |
| Разход гориво – пътуване до клиента | Дело 1.1 | -35 | 613 - Транспортни | 35 | |
| Заплати на персонала | 6201 – Заплати | 3000 |
Подобна структура Ви позволява да правите подробни проучвания на рентабилността на различни транзакции.
За повече подробности относно рентабилността, моля прочетете следния документ: Как да проследявате разходите за човешки ресурси чрез работни графици?
Но аналитичното счетоводство не се ограничава до обикновен анализ на рентабилността на различните клиенти. Същите данни могат да бъдат използвани за автоматично презареждане на услугите за клиента в края на месеца. За да фактурирате клиентите, просто свържете аналитичната сметка към поръчка за продажба и продавайте продукти, които менажират работен график и разходи.
¶ Случай 3: Фирма за ИТ услуги: анализ на изпълнението
Повечето компании за ИТ услуги се сблъскват със следните казуси:
- Планиране на проекти;
- Фактуриране, рентабилност и финансово проследяване на проектите;
- Управление на договори за поддръжка.
За да се справите с тези казуси, използвайте аналитичен сметкоплан, структуриран по съответните проект и поръчка за продажба.
Управлението на услугите, разходите и продажбите е подобно на представеното по-горе за правните фирми. Фактурирането и проучването на рентабилността също са сходни.
Но сега нека погледнем договорите за поддръжка. Тези договори обикновено са ограничени до предплатен брой часове. Всяка услуга, публикувана в аналитичните сметки, показва оставащите часове на поддръжка. За да управлявате договори за поддръжка, трябва да създадете продукт, конфигуриран да фактурира по поръчка и да свързва поръчката за продажба с аналитичната сметка.
В Плана аналитичен ред изброява броя продадени или използвани единици, както и това, което обикновено бихте намерили там – сумата във валутни единици (USD или GBP или какъвто и друг избор да направите). Така че можете да сумирате продадените количества при всяка поръчка за продажба, за да определите дали остават някакви часове от договора за поддръжка.
¶ Заключение
Аналитичното счетоводство Ви помага да анализирате приходите и разходите, независимо от случая на ползване. Можете да продавате или купувате услуги, да проследявате времето или да анализирате производителността.
Аналитичното счетоводство е гъвкаво и лесно за използване чрез всички приложения на Плана (продажби, покупки, работен график, производство, фактура,…)
предна тема