В зависимост от бизнеса Ви и модула, който използвате, съществуват различни начини да автоматизирате създаването на клиентски фактури в Плана. Обикновено, фактурите-чернови се създават от системата (с информация от други документи, като например поръчка за продажба или договори), а счетоводителят трябва само да потвърди черновите фактури и да изпрати фактурите в партидата (чрез обикновена поща или имейл).
В зависимост от фирмата Ви, можете да изберете един от следните начини за създаване на чернова фактура:
¶ Продажби
¶ Поръчка за продажба ‣ Фактура
В повечето компании търговците създават оферти, които стават поръчки за продажби, след като са валидирани. След това фактурите-чернови се създават въз основа на поръчките за продажби. Имате различни опции като:
- Ръчно фактуриране: използвайте бутона за поръчката за продажба, за да задействате черновата фактура
- Фактуриране преди доставката: фактурирайте цялостната поръчка преди да задействате складовата разписка
- Фактура въз основа на складовата разписка: вижте следващия раздел
В повечето други случаи на употреба е препоръчително да фактурирате ръчно. Това позволява на търговеца да валидира фактурата, когато поиска и да избере от следните опции: фактуриране на цялата поръчка, фактуриране на процент (аванс), фактуриране на някои редове, фактуриране на фиксиран аванс.
Този процес е подходящ както за услуги, така и за физически продукти.
¶ Поръчка за продажба ‣ Складова разписка ‣ Фактура
Обикновено търговците на дребно и електронната търговия фактурират въз основа на складови разписки, вместо на поръчки за продажба. Този подход е подходящ за фирми, в които количествата, които се доставят, могат да се различават от поръчаните: храни (фактура на базата на действителните килограми).
По този начин, ако доставите непълна поръчка, ще фактурирате само това, което наистина сте доставили. При неизпълнени поръчки(back orders) (доставяте частично, а останалото по-късно), клиентът ще получи две фактури – по една за всяка складова разписка.
¶ Поръчка за електронна търговия ‣ Фактура
Поръчка за електронна търговия също би задействала създаването на поръчката, когато тя е изцяло платена. Ако разрешите плащането на поръчки чрез чек или банков превод, Плана създава само поръчка и фактурата ще бъде задействана след като плащането е получено.
¶ Договори
¶ Редовни договори ‣ Фактури
Ако използвате договори, можете да задействате фактуриране въз основа на прекараното време и използвания материал, разходите или фиксирани редове на услуги и продукти. Всеки месец търговецът ще задейства фактура въз основа на дейностите по договора.
Дейностите могат да бъдат:
- Фиксирани продукти/услуги, възлизащи от поръчки за продажби, свързана с този договор
- Закупени материали (които ще бъдат фактурирани наново)
- Време и материали базирани на графици или покупки (подизпълнение)
- Разходи като пътуване и настаняване, които префактурирате към клиента
Можете да фактурирате в края на договора или да активирате преждевременни/междинни фактури. Този подход главно се използва от компаниите, извършващи услуги които фактурират на базата на време и материал. За фирмите от обслужващата сфера, които фактурират фиксирана цена, можете да използвате обикновена поръчка за продажба.
¶ Периодични договори ‣ Фактури
За абонаменти, фактурата се задейства автоматично периодично. Честотата на фактуриране и фактурираните услуги/продукти се определят по договора.
¶ Други
¶ Ръчно създаване на фактура
Потребителите могат също да създават фактури ръчно, без да използват договори или поръчки за продажби. Това е препоръчителен подход, ако не е необходимо да управлявате процеса на продажба (оферти) или доставката на продуктите или услугите. Дори и да генерирате фактурата от поръчка за продажба, може да се наложи ръчно да създадете фактури в изключителни случаи като:
- Ако трябва да създадете кредитно известие
- Ако трябва да дадете отстъпка
- Ако трябва да промените фактура, създадена от поръчка за покупка
- Ако трябва да фактурирате нещо, което не е свързано с основния ви бизнес
¶ Специфични модули
Някои специфични модули също могат да създават чернови фактури:
- абонамент: фактурирайте членовете си ежегодно
- възстановяване: фактурирайте услугите за поддръжка след продажбата
предна тема